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聊城市档案馆档案接收进馆范围与标准 (试行)
时间:2023-08-30
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一、全宗内档案进馆范围

凡能反映本机关单位工作职能活动和基本历史面貌,对本机关单位工作、国家建设和历史研究有利用价值,需要永久和长期保存的各门类和载体的文件、照片、音像及实物均应收集齐全,以全宗为单位进行整理,在本单位保存满十年后向国家综合档案馆移交。

进馆的档案资料主要包括:

(一)文书档案(永久、长期、定期30年);

(二)科技档案,包括科研档案、项目档案、基建档案、设备档案等(档案馆与移交单位协商确定);

(三)会计档案,包括会计凭证、会计账簿、会计报表、其他等;

(四)专业档案,包括在业务职能活动中形成的业务档案等(档案馆与移交单位协商确定);

(五)特殊载体档案,包括照片、录音录像、实物等档案(档案馆与移交单位协商确定);

(六)各类编研材料,包括公开或内部发行的各类出版物、年鉴、史志、重要文件汇编等;

(七)全宗卷。全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。全宗卷是一个案卷,从性质上说,它不能与全宗内的案卷混同,不是全宗内的档案,通俗地讲,是在档案管理活动中形成的“档案”,是管理全宗的档案,是档案的档案。

二、接收标准

总体要求:进馆档案应当保持全宗的完整性,一个立档单位形成的各种门类、各种载体形态的档案作为一个整体,不得割裂分散。全宗内所有文件材料应收集齐全,分类科学,整理规范。

档号编制要求:2023年整理各门类、各载体档案,档号编制执行2022年实施的《档案编制规则》(DA / T 13—2022),未编制档号的档案均按新标准执行,已编制档号的档案不再重新编制,进馆时仍执行当时标准。

(一)文书档案

1、按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)和《机关档案文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《纸质归档文件装订规范》(DA/T 69-2018)执行。历年未整理的档案均按新标准执行,已按老《标准》整理完毕的档案不再重新整理,进馆时仍执行老标准。

2、涉密档案的整理按照《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)的要求单独进行整理编号,档号编制采用“全宗号-WS·涉密代码(SM)·年度-保管期限-件号”编制,目录编制参见(附件1)。

涉密档案的秘密变更和解密工作,按照山东省档案局、山东省国家保密局鲁档发〔2017〕16号文件《关于在全省档案部门做好涉密档案秘密变更和解密清理工作的通知》要求执行。

3、进馆档案按照“增量电子化”要求,纸质档案进行数字化扫描形成电子档案,纸质档案和数字化电子档案同时进馆。

4、办公自动化形成的电子档案可以通过“市档案馆馆室一体化系统”随时上传。

5、齐全完整

着重检查以下材料是否归档:业务上级的文件、本机关各部门形成的反映本单位职能活动的材料、会议材料、统计材料(包括党员、干部、劳资、业务、会计预算报告和工会、老干部、团的工作形成的统计报表)、介绍信及存根(包括党组织关系、行政关系、工资关系介绍信及存根)、出版物、简报、信息等。

6、 整理规范

(1)以“卷”为单位整理的文书档案

A、卷内文件目录:需用耐久材料书写或计算机打印。责任者、文号、题名、日期、页号等项目填写应完整、准确,项目内容不明确的应考证清楚后填写。

    ①责任者:全称或通用简称。

    ②文号:包括发文代字、发文年度、发文序号。

    ③题名:完整、准确,没有题名或不能反映文件内容应另行编写,用“[]”括起。

    ④日期:“年月日”填写完整,如19871021

    B、页号编写:卷内材料应在有文字的每页材料正面右上角、反面左上角用铅笔阿拉伯数字编写页号。

    C、卷内备考表:卷尾应附上卷内备考表(备考表印在封底可不再另附),填写需要说明的问题和立卷人、检查人、立卷时间。

    D、案卷封面:项目填写需用耐久材料以毛笔或钢笔书写准确、规范,字迹工整清晰。

    ①全宗名称栏目用手填写立档单位全称或盖章(耐久红印章);

    ②类别栏目暂空;

    ③案卷题名:要简明、确切地概括卷内文件的内容,一般包括责任者、问题、名称三部分,字数一般不超过50个汉字;

    ④起止年月:用阿拉伯数字填写。

    ⑤件数、页数用阿拉伯数字填写。

    ⑥归档号:不填写。

    ⑦封面右下角档号栏目:全宗号、目录号、案卷号用阿拉伯数字填写,如没有上述项目需要刻章盖上填写,全宗号为四位数字标识,目录号和案卷号为三位数字标识。

E、案卷脊背:案卷脊背上的全宗号、目录号、年度一律使用中文数字填写或加盖,案卷号使用印刷卷号贴纸进行粘贴。

F、案卷装订:案卷采用“三孔一线”方法装订,左齐下齐;16开和A4混合可左下齐。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。卷内应剔除易锈蚀的金属物。

G、案卷编号:永久、长期分别从“001”开始编制。

2以“件”为单位整理的文书档案

A、档案盒:统一使用档案行政管理部门监制的符合国家标准的无酸档案盒。

B、档案盒封面:刻章(使用耐久红印台)或手写将立档单位名称(全称或通用简称)盖在或写在档案盒封面双横线上方,如果手写,要求使用耐久材料书写工整,字迹为黑色且清晰。

    C、档案盒盒脊:项目填写需用红色印泥盖章或用耐久材料书写准确、规范,字迹工整清晰。其中全宗号、年度、起止件号用阿拉伯数字自左至右填写;保管期限永久、长期用汉字填写,30年用阿拉伯数字;盒号用铅笔一个保管期限内或一个保管期限一个年度内用阿拉伯数字编写一个流水号。

D、文件装订:归档文件材料应以“件”为单位进行装订,装订采用“不锈钢钉书钉装钉”或“三孔一线装订”方法:

“不锈钢钉书钉装订”应在归档文件左侧两钉装订,订位为两钉外订眼距版面上下边缘各7cm为宜。

“三孔一线装订”采取挤压式打孔。打孔前先用夹子固定文件右侧,确定孔距后用锥子或三孔一线打孔机打孔。三孔之间的距离,竖版文件以8cm~10cm为宜,横版文件以6cm~8cm为宜。三孔与文件左侧距离不少于1.5cm。穿线时,先将装订绳对折,将两个绳头并齐后从文件背面穿入中间孔,再将绳头分别向下穿入两边的孔中,并从由装订绳对折形成的圈中交叉穿过,用力拉紧两个绳头,使装订绳紧缚文件,再将两个绳头在中间孔处打结。

装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

E、归档章:归档章一般盖在归档文件首页上端的空白居中位置,用红色印泥盖章,填写应当符合《归档文件整理规则》要求。 

F、备考表:每一个档案盒末都有备考表,填写盒内归档文件需要说明的情况和整理人、检查人、日期(应据实填写)。

)照片档案

照片档案按照《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)和《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50-2014)有关要求整理编目。进馆的照片档案宜装入照片册内,照片文字说明齐全,册内有封面、册内照片目录、册内备考表。

1、照片的编号

照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码,由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式:
  格式一:全宗号-保管期限代码-册号-张号。
  格式二:全宗号-保管期限代码-张号。

2、说明的内容

(1)题名应简明概括、准确反映照片的基本内容,人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

(2) 照片号填写档号。

(3) 参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。其格式如下:
   (相关档案种类)档号
   注:括号内为选择性著录内容。
   示例1:文书档案0113-2-18
   示例2:科技档案G-J-21

(4) 照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示,第1~4位表示年,第5~6位表示月,第7~8位表示日。
   示例:1953年3月2日写作19530302。

(5) 摄影者一般填写个人,必要时可加写单位。

(6)文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素,概括揭示照片影像所反 映的全部信息;或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述,例如照片归属权不属于本单位的,应注明照片版权、来源等。

(7)密级应按GB/T 7156所规定的字符在照片周围选一固定空白处标明,使用印章亦可。

3、目录的编制

1目录种类
    照片档案目录种类包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。
    (
2基本目录

照片档案基本目录的必备项目是:照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注,可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照片号排序。

3册内目录
   册内照片目录为选择性目录。其组成项目是:照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面。

4、数码照片编号

全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-组号-张号格式编制照片号。

数码照片归档时,反映同一内容的若干数码照片,应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档,储存格式应为JPEG、TIFF或RAW,推荐采用JPEG格式,归档的数码照片应附加文字说明。推荐使用一次写光盘作为数码照片长期储存的载体,使用专门装具,并在载体装具上粘贴标签,注明载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存入日期等。

)录像、录音档案

录音录像档案《录音录像档案管理规范》(DA/T 78—2019)的有关要求整理编目。 

1、收集范围

(1)记录本单位主要职能和基本历史面貌的,具有保存价值的录音录像文件:

—工作活动、重要会议、外事活动、重点工程、重要人物等;

—主办或承办的本地区政治、经济、文化、体育与社会事业等重大活动;

—上级领导和著名人物来本单位检查、视察、调研等工作或参加与本单位、本地区有关的重大活动;

—组织或参与处置的重大事件,包括重大自然灾害、重大事故、突发事件等。

(2)记录本地区地理概貌、城乡建设、名胜古迹、自然风光、民风民俗和人物宣传的录音录像文件。

(3)执法部门或司法部门职能活动形成的录音录像文件。

(4)其他具有保存价值的录音录像文件。

2、收集要求

(1)录音录像文件应客观、系统地反映主题内容,画面完整、端正,声音和影像清晰。

(2)经摄录设备直接形成的具有保存价值的录音录像文件应收集、保存,录像电子文件应是音频、视频封装为一体的音视频文件。以摄录设备直接形成的录音录像文件为素材,遵循活动时序与客观事实编辑制作的录音录像文件应收集、保存。 

(3)在保证录音录像电子文件真实性、完整性、可用性和安全性基础上,应通过转码、复制等方式将录音录像电子文件采集、转存在计算机存储器中,经过系统整理、著录后再归档:

—宜一并收集相应的数字录像带、一次写光盘等记录载体;

—关于同一工作活动的录音录像电子文件应存储在同一个文件夹中,应按照6.1.3的要求建立并命名文件夹;

—可沿用摄录设备、转码设备自动为录音录像电子文件赋予的计算机文件名;需手工设定命名规则的,宜参照档号构成要素确定录音录像电子文件命名规则;

—采用符合5.2.6要求的计算机文件格式存储录音录像电子文件,不符合要求的应做格式转换;

—以同一工作活动或主题的录音录像电子文件为对象填写《录音录像电子文件采集登记表》(参见附录A)。

(4)应对模拟信号录音录像文件进行数字化转换,形成数字副本,按照6.2明确的要求进行著录,建立目录数据库。模拟信号录音录像文件数字化转换的前处理、信息采集、数字化成果验收等按照DA/T62—2017的有关要求执行。

(5)有多件录音录像电子文件反映相同场景或主题内容的,应挑选一件影像清晰、人物端正、声音清楚、画面构图平衡的收集、归档。

(6)应以通用或开放格式收集、存储并归档录音录像电子文件。录音电子文件归档格式为WAV、MP3、AAC等,音频采样率不低于44.1kHz。录像电子文件归档格式为MPG、MP4、FLV、AVI等,视频比特率不低于8Mbps,珍贵的录像电子文件可收集、归档一套MXF格式文件。

3、整理

(1)一般要求

应归档的录音录像电子文件、录音录像文件记录载体的整理应符合以下基本要求:

A、以件为管理单位整理录音录像电子文件,整理结果应能保持录音录像电子文件之间的内在有机联系,通过规范命名、著录等建立录音录像电子文件与目录数据之间的一一对应关系,便于利用和长期保存。

B、应按录音录像文件记录的工作活动时间顺序排列录音录像文件记录载体,按照规则为其编号并标示。 

(2)保管期限划分与分类

对记录同一工作活动和主题的录音录像文件统一划分保管期限,保管期限分为永久、定期30年、定期10年,国家或行业主管部门有专门规定的,应从其规定。可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分类方法对录音录像文件进行分类。

4、档号编制

档号编制规则:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号,

例:0018-LY·2016-Y-001

0018-LX·2016-Y-001

5、命名

完成档号编制后,应由电子档案管理系统自动使用档号为录音录像电子档案重新命名,同时更新计算机文件名元数据值。

例:0018-LY·2016-Y-001.mp3

0018-LX·2016-Y-001.mp4

)实物档案

1、实物档案分荣誉、印鉴、礼品(含纪念品、宣传品)三类。

2、每一类实物按时间先后顺序排列,分别从“1”开始编制流水件号。

3、在实物的统一位置粘贴档号标签,使用耐久书写材料填写。

4、目录编制:

(1)件号:每件实物的编号。

(2)受奖单位:填写立档单位。

(3)题名:填写实物名称。

(4)授奖单位:填写实物制作、颁发单位。

(5)授奖年度:填写实物制作、颁发年度。

(6)期限:永久、30年、10年。

(7)类别:填写奖牌、奖杯、锦旗、印鉴、礼品等。

(8)备注:填写需要说明的事项。

)科技档案

科技档案(科研、基建、设备)应当按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008),《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)、《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018)的有关规定整理。

档案

专业档案按照各行业专业档案整理标准、规范及国家相关要求进行整理。无行业标准可参照《文书档案案卷格式》或《归档文件整理规则》执行。

1、专业档案一般以“卷”为单位整理,特殊档案也可以“件”为单位整理。

2、专业档案的装具应符合规范要求。

3、档号的编制应符合规范要求。

4、有关项目的填写同文书档案,需要调整的应与档案馆协商后再调整。

5、专业档案进馆需同时移交数字化副本或电子档案。

)会计档案

会计档案整理标准依照财政部和国家档案局79号令《会计档案管理办法》《会计档案案卷格式》(DA/T 39-2008 )执行,原1998年8月21日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)废止,已经按原《办法》整理好的会计档案,在移交档案馆前须按照新《办法》修改保管期限。

电子文件 应当按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)收集归档并管理。

公务电子邮件 应当按照《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T 32-2005 )收集归档并管理。

政府网站网页 应当按照《政府网站网页归档指南》(DA/T 80—2019 )收集归档并管理。

十一政务服务事项 应当按照《政务服务事项电子文件归档规范》(DA/T 85—2019)收集归档并管理。

三、检索工具

档案进馆时需同时移交两套与档案相对应的纸质目录,文书档案目录包括案卷目录、全引目录、归档文件目录。其他档案需移交案卷级目录或其他检索必需的目录。进馆目录统一采用A4纸打印,封面打印注明目录种类、保管期限、起止年度,并按保管期限、年度分别装订整齐。

四、全宗卷

按《全宗卷规范》(DA/T12-2012)整理,内容包括组织机构沿革、全宗指南(按《全宗指南编制规范》DA/T 14-2012要求编制)、大事记、交接文据、档案分类方案、保管期限表、档案管理制度、利用档案典型事例等。

全宗指南

全宗指南以前也叫全宗介绍,主要是综合档案馆为了掌握全宗情况而编制的一类检索工具。全宗指南按照《全宗指南编制规范》(DA/T 14-2012)的要求进行编制。

(二)组织沿革

组织沿革,是指系统地记载一个机关的管理体制、组织机构、人员编制和领导任职等变革情况的材料。

《山东省机关档案工作规范》要求,组织沿革的名称应为××省(地区、市、县)××局组织沿革。编写体例应采用内容-年度或年度-内容的体例。并准确、系统地记录本机关体制、组织机构和人员编制的变化情况。

(三)大事记

大事记,是按时间顺序简要记载一定历史时期的重大事件和重要活动的参考资料。大事记的特点是内容上记载大事,文体上记而不评,编写方法以时间为线索,并且比较简练。大事记,由大事时间和大事记述两部分组成。

《山东省机关档案工作规范》规定大事记的编写要求是:大事记的名称应为××省(地区、市、县)××局大事记。大事记应一条一事,真实、准确、简明扼要地表达大事所涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程和因果关系等。大事记应随时记录,每月整理打印,按年度归档。

(四)编制解密划控与信息公开说明(附件2)

五、档案数字化进馆标准

参照聊城市电子档案数据(数字化副本)进馆接收要求(2023)

http://dag.liaocheng.gov.cn/channel_t_321_27833/doc_64cb0114226e9400a5e70e2b.html

 

附件:

1. 涉密档案移交目录

2. 解密划控与信息公开说明(模板)

3. 纸质档案目录模板

 

 

注:无论以“卷”为单位整理还是以“件”为单位整理,密级文件的降解密工作和所有归档文件的开放划控鉴定工作,都必须进行。

附件1.涉密档案移交目录.doc

附件2.解密划控与信息公开说明(模板).doc

2023纸质档案目录模板.zip


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