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聊城市电子档案数据(数字化副本) 进馆接收要求(2023)
时间:2023-08-03
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一、质量要求

(一) 机读目录的质量要求

1. 规范性引用文件

本要求参照国家档案局相关规范,结合聊城市档案行业的实际业务工作情况制定,未尽事项以国家档案局的相关规定为准。相关规范如下:

《档案著录规则》(DA/T 18—2022

《档号编制规则》(DA/T 13—2022

《文书档案案卷格式》(GB/T 97052008)

《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)

《会计档案管理办法》(财政部国家档案局令第79号)

《会计档案案卷格式》(DA/T 39 — 2008 )

《科学技术档案案卷构成的一般要求》 (GB/T 118222008)

《照片档案管理规范》(GB/T 11821—2002)

《数码照片归档与管理规范》(DA/T 502014)

《录音录像档案管理规范》(DA/T 78—2019)

2. 目录著录

2. 1  档号

2. 1. 1档号结构

机读目录档号与实体档案整理编制档号同步。2023年整理各门类档案,档号编制执行2022年实施的《档号编制规则》(DA/T 13—2022),未编制档号的档案均按新标准执行,已编制档号的档案不再重新编制,进馆时仍执行当时标准。各门类档号结构如下:

(1)按卷整理的档号结构:全宗号-类别号-案卷号/组号/册号-件号/页号;

类别号的构成元素包括一级类别号(档案门类代码)、二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码,构成元素用连接。其结构按相关规定或根据实际需要确定。

按卷整理的档号编制示例

示例1:0019-ZY·JC·CC·2023·D30-001-001

说明:0019 为全宗号ZY 为档案门类代码( 专业档案)JC 为 二 级 类 别 号 ( 税 务 稽 查)CC 为 三 级 类 别 号 ( 查 处 类)2023为年度D30 为保管期限代码001 为案卷号001 为件号。

示例2:0019-KU·01·2022-001-001

说明:0019 为全宗号KU 为档案门类代码( 会计档案)01 为二级类别号( 会计凭证)2022为年度001 为案卷号001 为件号。

示例3:0019-KJ·KY·01-003

说明0019为全宗号;KJ 为档 案 门 类 代 码 ( 科 技 档 案),KY 为 二 级 类 别 号 ( 科 研 档 案),01 为 项 目号,003 为案卷号

示例4:0019-ZP·2019·D30-025-005

0019为全宗号ZP 为档案门类代码( 照片)2019 为年度D30 为保管期限代码025 为组号005 为件号。

(2)按件整理的档号结构:全宗号-类别号-件号

类别号的构成元素包括一级类别号(档案门类代码)、二级及三级类别号、年度、保管期限代码、机构/问题代码,构成元素用连接。其结构按相关规定或根据实际需要确定。

按件整理的档号编制示例

示例1:0019-WS·2023·D30-0001

说明:0019 为全宗号,WS 为档案门类代码( 文书)2023为年度D30 为保管期限代码,0001 为件号。

示例2:0019-WS·2023·Y·办公室-0001

说明:0019 为全宗号,WS 为档案门类代码( 文书)2023为年度,Y为保管期限代码,办公室为机构代码,0001 为件号。

示例3:019-LY·2019·Y-001

说明0019为全宗号;LY 为档案门类代码 ( 录音档案),2019为年度,Y为保管期限代码,001 为件号

2. 1. 2案卷级条目著录到案卷号,文件级条目著录到文件号。

2. 2题名

2. 2. 1案卷题名

案卷标题,是表达案卷内文件的中心内容、形式特征的名称。一般著录案卷上已拟定的题名。案卷题名不能揭示案卷内容, 应依据档案内容加以修改后再录入。在拟写的题名两端加上[  ]

2. 2. 2文件级题名

即文件标题,一般照实抄录。没有标题的文件,依据其内容要 拟写题名。如题名太长,应根据其内容精简或另拟题名。如标题不能揭示文件内容的要在原标题后重新加注有关内容。另拟的的标题或加注的内容加“[   ]”注明。

题名中出现文号或顺序号时,应补充主体内容。

题名中只有文种的,如:通知、公告、通告、报告 等,应根据文件内容加注责任者和事由。

简报应注明期数和标题名称及内容。

会议记录的题名,以会议名称作为一件的一般应录入 会议名称,如“党组会议记录”。如果每次会议作为一件的,题名应录入本次会议主要议题的内容。

2. 3 文件编号

2. 3. 1文件制发过程中由制发机关、 团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、 科研试验报告流水号、 标准规范类文件的统编号、 图号等。文件编号应照实著录。

2. 3. 3有多个文件编号的,应将所有文件编号逐一记录,之间用“;”隔开。

2. 4 日期

2. 4. 1日期为著录单元的形成日期或起止日期。文件级著录单元, 应 著 录其形成日期; 案卷级以上( 含案卷级) 著录单元, 应著录其起止日期。

2. 4. 2日期用8位阿拉伯数字表示,第1- 4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日。文件时间不完整或部分时间字迹不清,应先考证出年份,其次考证出月份。月考证不出,以“0”补之。考证不出准确年份,可著录大致年份,著录考证的日期,加“[  ]”说明

2. 4. 3文件日期应以文件落款日期为准。一组文件日期以最早形成时间录入。

2. 5 责任者

2. 5. 1 责任者是对档案内容进行创造或负有责任的组织机构或个人

2. 5. 2 责任者一般应使用全称或通用简称。不能使用“本部”、 “本局”、“本委”、"市***”等含义不明、难以判断的简称。

2. 5. 3  责任者只有一个时,照原文著录。

文件级著录责任者有多个应逐一著录。案卷级以上( 含案卷级) 著录单元责任者有多个时著录主要责任者, 立档单位本身是责任者的必著, 其余视需要著录。被省略的责任者用“[ 等]” 表示。责任者之间以“;”

个人责任者一般只录入姓 名,必要时在姓名后录入职务、职称,并加“()”号。

2. 5. 4 转发文件的责任者录入转发文件机关。

2. 5. 5审批(申报)表的责任者。若上报并批准的,录入最后 审批机关名称;未被批准的,录入审批表申报机关名称。

2. 5. 6本机关文件被上级机关批转时的责任者应录入批转机 关。

2. 5. 7会议文件的责任者,一般录入文件制发机关。综合性会议不能只录召开会议的机关,如有若干个领导发言,责任者录入发 言人及职务,并对职务加“()”号。

2. 5. 8来文与复文分别录入各自的责任者。

2. 5. 9机关内部未标注责任者的文件,应根据文件内容、形式等特征加以考证并录入,并加“[  ]”说明

2. 5 著录用文字

著录用文字必须规范化,著录项目中的数字除题名外一律用阿 拉伯数字。

3. 必录项

3. 1 文书档案

档号[全宗号-档案门类代码•年保管期限代码机构问题 (按机构问题三级分类)-件号]、责任者、题名、文件编号、日 期、密级、保密期限、页数、开放标识。

3. 2 会计档案

案卷级:案卷级档号(全宗号-档案门类代码•二级类别号•年度-案卷号)、题 名、起止时间、保管期限、卷内张数、卷内总页数;

文件级:文件级档号(全宗号-档案门类代码•二级类别号•年度-案卷号-号)、责任者、题名、日期、保管期限、页数、页号。

3. 3科技档案

案卷级:案卷级档号[全宗号-档案门类代码•二级类别项目号-案卷号]、案卷题名、保管期限、立卷单位、起始时间、终止时间、卷内总件数、卷内总页数、密级、开放标识;

文件级:文件级档号[全宗号-档案门类代码•二级类别项目号-案卷号]、文件题名、责任者、日期、保管期限、页数、页号、 密级、开放标识。

3. 4数码照片档案

档号(全宗号-档案门类代码•年保管期限-照片组号-照片张号)、部门、摄影者、时间、组题名、文字说明、参见号、文件格式、开放状态。

3. 5录音录像档案

档号(全宗号-档案门类代码•年保管期限-件号)、 题名、责任者、摄录者、摄录日期、时间长度、工作活动名称、工作活动描述、密级、计算机文件大小、参见号、著录者。

4. 数据检验

目录数据中随机抽取10%的数据量进行抽查,数据抽查合格率在98%以上(含98%)的,则为合格;抽查合格率在98%以下(不 含98%)的,则为不合格。

(二)全文文件的质量要求

1. 规范性引用文件

本要求是在参照《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2017) 《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)的基础上,结合聊城市档案工作实际情况制定的,未尽事项以国家档案局的相关规 定为准。

2. 数字化全文质量要求

满足《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2017国家规范中关于 质量指标的各项要求。

2. 1扫描设备要求

扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护,应釆用对档案 实体破坏性小的扫描设备进行数字化。

根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行 扫描。大幅面档案可釆用专用数码平台进行扫描或者釆用图像拼接 方式处理。

为最大限度保留档案原件信息,便于多种方式的利用,应全部釆用彩色模式进行扫描,色彩位数应不少于24位。

2. 2扫描分辨率和存储格式

2. 2. 1扫描分辨率应不小于300dpi如文字偏小、密集、清晰度较差时,建议适当提高扫描分辨率。纸质照片扫描分辨率应不小于600dpi

2. 2. 2文件格式

纸质档案数字图像长期保存格式为JPEGTIFF等通用格式,同一批档案应釆用相同的存储格式。图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定,但须保证扫描数字图像清晰、完整、不失真,图像效果最接近档案原貌。为方便后期利用,扫描后将图像转换为OFD、PDF等版式文件。

录音类电子档案应以WAV、MP3等格式保存,音频釆样率不低于44. 1kHz;录像类电子档案应以MPEG2. MPEG4、 AVI等格式保存,比特率不低于8Mbps

2. 2. 3扫描图片无漏扫、重扫和多扫情况。

2.3图像处理要求

2. 3. 1去污

如需对数字图像进行去污处理,以去除在扫描过程中产生的污 点、污线、黑边等影响图像质量的杂质,应遵循展现档案原貌的原则,处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污 点、装订孔等痕迹;

2 .3. 2偏斜指标

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉 偏斜为准,对方向不正确的图像应进行旋转还原。

2 .3. 3拼接指标

对分幅扫描形成的多幅数字图像,应进行拼接处理,合并为一 个完整的图像,以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合,拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

2 .3. 4裁边指标

如需对数字图像进行裁边处理,应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像,不得裁剪档案有 效内容(包括文字、图形、表格、印章、标点符号等)。

2 .3. 5平整指标

扫描时,应对原稿皱纹、卷角、折痕应先进行人工平整,再进 行扫描,确保文字图表的原貌和可识读。

2 .3. 6清晰度指标

数字图像应清晰、可识别、无失真,图像效果最接近档案原貌

2.4图像质量检查

2. 4. 1数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时, 应重新扫描。

2. 4. 2对于漏扫、重扫、多扫等情况,应及时改正。

2. 4. 3数字图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行 调整。

2. 4. 4对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况 进行检查,发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像处理

2.5数据挂接质量要求

2. 5. 1应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质 档案数字图像进行挂接,以实现目录数据与数字图像的关联。

2. 5. 2逐条对挂接结果进行检查,包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、 已挂接数字图像排列顺序与档案原件顺序的一致性、数字图像是否能正常打开等,发现错误及时进行纠正。

2.6检查验收指标

对图像质量和数据挂接质量的检查验收,能够釆用计算机自动 检验的项目(如分辨率、色彩模式、尺寸、存储格式和容量等)釆用计算机自动检验的方式进行100%检验,检验合格率应为100%。

对于无法用计算机自动检验的项目,可根据情况以件或卷为单 位釆用抽检的方式进行人工检验,抽检比率不得低于5%,对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性(即数据挂接质量指标)抽检合格率应为100%,其他内容的抽检合格率应不低于98%。

2.7成品全文数据要求

2. 7. 1目录页数要求

在提交的成品机读目录和成品全文之间建立完全正确的关联关 系后,机读目录的页数与实际全文文件页数应完全一致。


2. 7. 2全文结构要求

按照《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2017关于存量档案全 文文件存储的基本要求,对全文文件存储的末级目录及文件名要求 如下:

(1)全文文件的末级子目录名称,必须是该全文文件对应的机读目录的档号。

(2)全文文件的文件名按本件文件的页码顺序号顺次分配,文件名前缀长度4位,不足4位用前导0补齐;另件文件时,页 码顺序号归1。

接收数据流程规范

电子档案数据(数字化副本)完成后先交档案馆进行数据审核, 经档案馆审核合格后,正式办理电子档案数据进馆移交手续,并同步移交实体档案。

附件:档案机读目录表及档案电子文件存储结构与命名示例


附件:

                                         归档文件机读目录表

归档文件著录项

序号

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

是否非空

备注

1

著录层级*

ZLCJ

字符型

6

非空

文件级

2

档号*

DH

字符型

24

非空


3

全宗号*

QZH

字符型

4

非空


4

年度*

ND

数字型

4

非空


5

题名*

TM

字符型

350

非空


6

文件编号

WJBH

字符型

100

有则必著


7

责任者*

ZRZ

字符型

150

非空


8

页数*

YS

数字型

4

非空


9

保管期限*

BGQX

字符型

4

非空


10

日期*

QSSJ

字符型

8

非空


11

密级

MJ

字符型

4

有则必著


12

开放标识*

KFBS

字符型

4

非空


13

公开属性

GKSX

字符型


有则必著


14

分类号

FLH

字符型

24



15

主题词

DAZTC

字符型

350



16

缩微号

SWH

字符型

30



17

载体形态

ZTXT

字符型

10

有则必著


18

销毁情况

XHQK

字符型

10

有则必著


19

著录者

ZLZ

字符型

20



20

著录日期

ZTDW

字符型

8



21

附注

FZ

字符型

350



22

档案馆代码

DAGDM

字符型

6



23

存址

DDCZ

字符型

50



注:带*为必须著录项目,其他为选择著录项目


                                          会计档案机读目录表

1. 会计档案案卷级著录项

序号

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

是否非空

备注

1

著录层级*

ZLCJ

字符型

6

非空

案卷级

2

档号*

DH

字符型

50

非空


3

全宗号*

QZH

字符型

4

非空


4

案卷号*

AJH

字符型

4

非空


5

类别*

LB

字符型

8

非空


6

题名*

TM

字符型

350

非空


7

起始日期*

QSRQ

字符型

8

非空


8

终止日期*

ZZRQ

字符型

8

非空


9

保管期限*

BGQX

字符型

4

非空


10

卷内总件数*

JNZJS

数字型

4

非空


11

卷内总页数*

JNZYS

数字型

4

非空


12

密级

MJ

字符型

4

有则必著


13

备考表说明

BKBSM

字符型

350



14

立卷人

LJR

字符型

50



15

立卷时间

LJSJ

字符型

8



16

检查人

JCR

字符型

50



17

检查时间

JCSJ

字符型

8



18

开放标识*

KZBZ

字符型

6

非空


19

公开属性*

GKSX

字符型

6

非空


20

档案馆代码

DAGDM

字符型

6



21

存址

CZ

字符型

50



22

BZ

字符型

350



注:带*”者为必须著录项目,其他为选择著录项目


2. 会计档案文件级著录项

 

序号

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

是否非空

备注

1

著录层级*

ZLCJ

字符型

6

非空

文件级

2

档号*

DH

字符型

50

非空


3

全宗号*

QZH

字符型

4

非空


4

目录号*

MLH

字符型

4

非空


5

案卷号*

AJH

字符型

4

非空


6

顺序号*

SXH

数字型

4

非空


7

文件编号*

WJBH

字符型

150



8

责任者*

ZRZ

字符型

150

非空


9

题名*

TM

字符型

350

非空


10

日期*

RQ

字符型

8

非空


11

页数*

YS

数字型

4

非空


12

页号*

YH

字符型

4

非空


13

保管期限*

BGQX

字符型

4

非空


14

主题词

ZTC

字符型

350



15

密级

MJ

字符型

4

有则必著


16

开放标识*

KFBZ

字符型

6

非空


17

公开属性*

GKSX

字符型

6

非空


18

备注

BZ

字符型

350



注:带*”者为必须著录项目,其他为选择著录项目


                                                 科技档案机读目录表

1、科技档案案卷级著录项

序号

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

是否非空

备注

1

著录层级*

ZLCJ

字符型

6

非空

案卷

2

档号*

DH

字符型

50

非空


3

全宗号*

QZH

字符型

4

非空


4

分类号/项目/目录号*

FLH/XMDH/MLH

字符型

80

非空


5

案卷号*

AJH

字符型

4

非空


6

类别*

LB

字符型

8

非空


7

案卷题名*

AJTM

字符型

350

非空


8

立卷单位*

LJDW

字符型

150

非空


9

起始日期*

QZRQ

字符型

4

非空


10

终止日期*

ZZRQ

字符型

4

非空


11

保管期限*

BGQX

字符型

4

非空


12

主题词

ZTC

字符型

350



13

卷内总件数*

JNZJS

数字型

10

非空


14

卷内总页数*

JNZYS

数字型

10

非空


15

密级

MJ

字符型

4

有则必著


16

开放标识*

KZBZ

字符型

6

非空


17

公开属性*

GKSX

字符型

6

非空


18

备考表说明

BKBSM

字符型



19

立卷人

LJR

字符型

50



20

立卷时间

LJSJ

字符型

50



21

检查人

JCR

字符型

50



22

检查时间

JCSJ

字符型

50



23

档案馆代码

DAGDM

字符型

6



24

存址

CZ

字符型

50



25

备注

BZ

字符型

350



注:带“*”者为必须著录项目,其他为选择著录项目

 

2、科技档案文件级著录项

序号

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

是否非空

备注

1

著录层级*

ZLCJ

字符型

6

非空

文件级

2

档号*

DH

字符型

50

非空


3

全宗号*

QZH

字符型

4

非空


4

分类号/项目/目录号*

FLH/XMDH/MLH

字符型

80

非空


5

案卷号*

AJH

字符型

4

非空


5

序号*

XH

数字型

4

非空


6

文件编号*

WJBH

字符型

150



7

责任者*

ZRZ

字符型

150

非空


8

文件题名*

WJTM

字符型

350

非空


9

日期*

RQ

字符型

8

非空


10

保管期限*

BGQX

字符型

4

非空


11

页数*

YS

数字型

4

非空


12

页号*

YH

字符型

4

非空


13

主题词

ZTC

字符型

350



14

密级

MJ

字符型

4

有则必著


15

开放标识*

KZBZ

字符型

6

非空


16

公开属性*

GKSX

字符型

6

非空


17

备注

BZ

字符型

350



注:带“*”者为必须著录项目,其他为选择著录项目


                                              数码照片档案机读目录

序号

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

是否非空

备注

1

著录层级*

ZLCJ

字符型

6

非空

文件级

2

档号*

DH

字符型

50

非空


3

全宗号*

QZH

字符型

6

非空


4

年度*

ND

数字型

4

非空


5

保管期限*

BGQX

字符型

4

非空


6

组题名*

ZTM

字符型

350

非空


7

照片组号*

ZPZH

字符型

4

非空


8

照片张号(件号)*

ZPZH

字符型

4

非空


9

拍摄时间*

SJ

字符型

8

非空


10

摄影者*

SYZ

字符型

150



11

机构(问题)或部门

BM

字符型

200



12

参见号

CJH

字符型

50



13

文字说明*

WZSM

字符型

350

非空


14

文件格式*

GS

字符型

150

非空


15

文件大小

WJDX

字符型

20



16

密级

MJ

字符型

4

有则必著


17

开放标识*

KZBZ

字符型

6

非空


18

公开属性*

GKSX

字符型

6

非空


19

归档日期

GDRQ

字符型

8



20

档案馆代码

DAGDM

字符型

6



21

备注

BZ

字符型

350



注:带*”者为必须著录项目,其他为选择著录项目

 

 

                                             录录像档案机读目录

录音录像档案著录项

序号

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

是否非空

备注

1

著录层级*

ZLCJ

字符型

6

非空

文件级

2

档号*

DH

字符型

50

非空


3

全宗号*

QZH

字符型

4

非空


4

件号*

JH

字符型

4

非空


5

保管期限*

BGQX

字符型

4

非空


6

密级*

MJ

字符型

4

非空


7

年度*

ND

字符型

4

非空


8

题名*

TM

字符型

350

非空


9

责任者*

ZRZ

字符型

150

非空


10

摄录者*

SLZ

字符型

150

非空


11

摄录日期*

SLRQ

字符型

8

非空


12

时间长度*

SJCD

字符型

20

非空


13

文件大小*

WJDX

字符型

20

非空


14

工作活动名称*

GZHDMC

字符型

350

非空


15

工作活动描述*

GZHDMS

字符型

350

非空


16

参见号

CJH

数字型

10



17

原始载体编号

YSZTBH

字符型

10



18

档案门类代码*

DAMLDM

字符型

4

非空


19

开放标识*

KZBZ

字符型

6

非空


20

公开属性*

GKSX

字符型

6

非空


21

密级

MJ

字符型

4

有则必著


22

FZ

字符型

350



23

档案馆代码

DAGDM

字符型

6



注:带*”者为必须著录项目,其他为选择著录项目

数字档案交接文据2023.xlsx


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