一、质量要求

(一) 机读目录的质量要求

1. 规范性引用文件

本要求参照国家档案局相关规范，结合聊城市档案行业的实际业务工作情况制定，未尽事项以国家档案局的相关规定为准。相关规范如下：

《档案著录规则》（DA/T 18—2022）

《档号编制规则》（DA/T 13—2022）

《文书档案案卷格式》(GB/T 9705—2008)

《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)

《会计档案管理办法》(财政部国家档案局令第79号)

《会计档案案卷格式》(DA/T 39 — 2008 )

《科学技术档案案卷构成的一般要求》 (GB/T 11822—2008)

《照片档案管理规范》(GB/T 11821—2002)

《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50—2014)

《录音录像档案管理规范》(DA/T 78—2019)

2. 目录著录项

2. 1  档号

2. 1. 1档号结构

机读目录档号与实体档案整理编制档号同步。2023年整理各门类档案，档号编制执行2022年实施的《档号编制规则》（DA/T 13—2022），未编制档号的档案均按新标准执行，已编制档号的档案不再重新编制，进馆时仍执行当时标准。各门类档号结构如下：

（1）按卷整理的档号结构：全宗号-类别号-案卷号/组号/册号-件号/页号；

类别号的构成元素包括一级类别号（档案门类代码）、二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码，构成元素用•连接。其结构按相关规定或根据实际需要确定。

按卷整理的档号编制示例

示例1：0019-ZY·JC·CC·2023·D30-001-001

说明：0019 为全宗号，ZY 为档案门类代码( 专业档案)，JC 为 二 级 类 别 号 ( 税 务 稽 查)，CC 为 三 级 类 别 号 ( 查 处 类)，2023为年度，D30 为保管期限代码，001 为案卷号，001 为件号。

示例2：0019-KU·01·2022-001-001

说明：0019 为全宗号，KU 为档案门类代码( 会计档案)，01 为二级类别号( 会计凭证)，2022为年度，001 为案卷号，001 为件号。

示例3：0019-KJ·KY·01-003

说明0019为全宗号；KJ 为档 案 门 类 代 码 ( 科 技 档 案)，KY 为 二 级 类 别 号 ( 科 研 档 案)，01 为 项 目号，003 为案卷号

示例4：0019-ZP·2019·D30-025-005

0019为全宗号，ZP 为档案门类代码( 照片)，2019 为年度，D30 为保管期限代码，025 为组号，005 为件号。

（2）按件整理的档号结构：全宗号-类别号-件号

类别号的构成元素包括一级类别号（档案门类代码）、二级及三级类别号、年度、保管期限代码、机构/问题代码，构成元素用•连接。其结构按相关规定或根据实际需要确定。

按件整理的档号编制示例

示例1：0019-WS·2023·D30-0001

说明：0019 为全宗号，WS 为档案门类代码( 文书)，2023为年度，D30 为保管期限代码，0001 为件号。

示例2：0019-WS·2023·Y·办公室-0001

说明：0019 为全宗号，WS 为档案门类代码( 文书)，2023为年度，Y为保管期限代码，办公室为机构代码，0001 为件号。

示例3：019-LY·2019·Y-001

说明0019为全宗号；LY 为档案门类代码 ( 录音档案)，2019为年度，Y为保管期限代码，001 为件号。

2. 1. 2案卷级条目著录到案卷号，文件级条目著录到文件号。

2. 2题名

2. 2. 1案卷题名

即案卷标题，是表达案卷内文件的中心内容、形式特征的名称。一般著录案卷上已拟定的题名。案卷题名不能揭示案卷内容， 应依据档案内容加以修改后再录入。在拟写的题名两端加上“[  ]”

2. 2. 2文件级题名

即文件标题，一般照实抄录。没有标题的文件，依据其内容要 拟写题名。如题名太长，应根据其内容精简或另拟题名。如标题不能揭示文件内容的要在原标题后重新加注有关内容。另拟的的标题或加注的内容加“[   ]”注明。

题名中出现文号或顺序号时，应补充主体内容。

题名中只有文种的，如：通知、公告、通告、报告 等，应根据文件内容加注责任者和事由。

简报应注明期数和标题名称及内容。

会议记录的题名，以会议名称作为一件的一般应录入 会议名称，如“党组会议记录”。如果每次会议作为一件的，题名应录入本次会议主要议题的内容。

2. 3 文件编号

2. 3. 1文件制发过程中由制发机关、 团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、 科研试验报告流水号、 标准规范类文件的统编号、 图号等。文件编号应照实著录。

2. 3. 3有多个文件编号的，应将所有文件编号逐一记录，之间用“；”隔开。

2. 4 日期

2. 4. 1日期为著录单元的形成日期或起止日期。文件级著录单元, 应 著 录其形成日期; 案卷级以上( 含案卷级) 著录单元, 应著录其起止日期。

2. 4. 2日期用8位阿拉伯数字表示，第1- 4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。文件时间不完整或部分时间字迹不清，应先考证出年份，其次考证出月份。月考证不出，以“0”补之。考证不出准确年份，可著录大致年份，著录考证的日期，加“[  ]”说明。

2. 4. 3文件日期应以文件落款日期为准。一组文件日期以最早形成时间录入。

2. 5 责任者

2. 5. 1 责任者是对档案内容进行创造或负有责任的组织机构或个人。

2. 5. 2 责任者一般应使用全称或通用简称。不能使用“本部”、 “本局”、“本委”、"市***局”等含义不明、难以判断的简称。

2. 5. 3  责任者只有一个时，照原文著录。

文件级著录责任者有多个时，应逐一著录。案卷级以上( 含案卷级) 著录单元责任者有多个时著录主要责任者, 立档单位本身是责任者的必著, 其余视需要著录。被省略的责任者用“[ 等]” 表示。责任者之间以“；”

个人责任者一般只录入姓 名，必要时在姓名后录入职务、职称，并加“（）”号。

2. 5. 4 转发文件的责任者录入转发文件机关。

2. 5. 5审批（申报）表的责任者。若上报并批准的，录入最后 审批机关名称；未被批准的，录入审批表申报机关名称。

2. 5. 6本机关文件被上级机关批转时的责任者应录入批转机 关。

2. 5. 7会议文件的责任者，一般录入文件制发机关。综合性会议不能只录召开会议的机关，如有若干个领导发言，责任者录入发 言人及职务，并对职务加“（）”号。

2. 5. 8来文与复文分别录入各自的责任者。

2. 5. 9机关内部未标注责任者的文件，应根据文件内容、形式等特征加以考证并录入，并加“[  ]”说明。

2. 5 著录用文字

著录用文字必须规范化，著录项目中的数字除题名外一律用阿 拉伯数字。

3. 必录项

3. 1 文书档案

档号［全宗号-档案门类代码•年度•保管期限代码•机构问题 （按机构问题三级分类）-件号］、责任者、题名、文件编号、日 期、密级、保密期限、页数、开放标识。

3. 2 会计档案

案卷级：案卷级档号（全宗号-档案门类代码•二级类别号•年度-案卷号）、题 名、起止时间、保管期限、卷内张数、卷内总页数；

文件级：文件级档号（全宗号-档案门类代码•二级类别号•年度-案卷号-件号）、责任者、题名、日期、保管期限、页数、页号。

3. 3科技档案

案卷级：案卷级档号［全宗号-档案门类代码•二级类别号•项目号-案卷号］、案卷题名、保管期限、立卷单位、起始时间、终止时间、卷内总件数、卷内总页数、密级、开放标识；

文件级：文件级档号［全宗号-档案门类代码•二级类别号•项目号-案卷号］、文件题名、责任者、日期、保管期限、页数、页号、 密级、开放标识。

3. 4数码照片档案

档号（全宗号-档案门类代码•年度•保管期限-照片组号-照片张号）、部门、摄影者、时间、组题名、文字说明、参见号、文件格式、开放状态。

3. 5录音录像档案

档号（全宗号-档案门类代码•年度•保管期限-件号）、 题名、责任者、摄录者、摄录日期、时间长度、工作活动名称、工作活动描述、密级、计算机文件大小、参见号、著录者。

4. 数据检验

在目录数据中随机抽取10%的数据量进行抽查，数据抽查合格率在98%以上（含98%）的，则为合格；抽查合格率在98%以下（不 含98%）的，则为不合格。

（二）全文文件的质量要求

1. 规范性引用文件

本要求是在参照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017） 《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）的基础上，结合聊城市档案工作实际情况制定的，未尽事项以国家档案局的相关规 定为准。

2. 数字化全文质量要求

满足《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2017国家规范中关于 质量指标的各项要求。

2. 1扫描设备要求

扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，应釆用对档案 实体破坏性小的扫描设备进行数字化。

根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行 扫描。大幅面档案可釆用专用数码平台进行扫描或者釆用图像拼接 方式处理。

为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，应全部釆用彩色模式进行扫描，色彩位数应不少于24位。

2. 2扫描分辨率和存储格式

2. 2. 1扫描分辨率应不小于300dpi，如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议适当提高扫描分辨率。纸质照片扫描分辨率应不小于600dpi 。

2. 2. 2文件格式

纸质档案数字图像长期保存格式为JPEG或TIFF等通用格式，同一批档案应釆用相同的存储格式。图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定，但须保证扫描数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。为方便后期利用，扫描后将图像转换为OFD、PDF等版式文件。

录音类电子档案应以WAV、MP3等格式保存，音频釆样率不低于44. 1kHz；录像类电子档案应以MPEG2. MPEG4、 AVI等格式保存，比特率不低于8Mbps。

2. 2. 3扫描图片无漏扫、重扫和多扫情况。

2.3图像处理要求

2. 3. 1去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污 点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污 点、装订孔等痕迹；

2 .3. 2偏斜指标

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉 偏斜为准，对方向不正确的图像应进行旋转还原。

2 .3. 3拼接指标

对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一 个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

2 .3. 4裁边指标

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像，不得裁剪档案有 效内容（包括文字、图形、表格、印章、标点符号等）。

2 .3. 5平整指标

扫描时，应对原稿皱纹、卷角、折痕应先进行人工平整，再进 行扫描，确保文字图表的原貌和可识读。

2 .3. 6清晰度指标

数字图像应清晰、可识别、无失真，图像效果最接近档案原貌。

2.4图像质量检查

2. 4. 1数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时， 应重新扫描。

2. 4. 2对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。

2. 4. 3数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行 调整。

2. 4. 4对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况 进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。

2.5数据挂接质量要求

2. 5. 1应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质 档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

2. 5. 2逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、 已挂接数字图像排列顺序与档案原件顺序的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

2.6检查验收指标

对图像质量和数据挂接质量的检查验收，能够釆用计算机自动 检验的项目（如分辨率、色彩模式、尺寸、存储格式和容量等）釆用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。

对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单 位釆用抽检的方式进行人工检验，抽检比率不得低于5%,对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性（即数据挂接质量指标）抽检合格率应为100%,其他内容的抽检合格率应不低于98%。

2.7成品全文数据要求

2. 7. 1目录页数要求

在提交的成品机读目录和成品全文之间建立完全正确的关联关 系后，机读目录的页数与实际全文文件页数应完全一致。

2. 7. 2全文结构要求

按照《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2017关于存量档案全 文文件存储的基本要求，对全文文件存储的末级目录及文件名要求 如下：

（1）全文文件的末级子目录名称，必须是该全文文件对应的机读目录的档号。

（2）全文文件的文件名按本件文件的页码顺序号顺次分配，文件名前缀长度4位，不足4位用前导0补齐；另件文件时，页 码顺序号归1。

二、接收数据流程规范

电子档案数据（数字化副本）完成后先交档案馆进行数据审核， 经档案馆审核合格后，正式办理电子档案数据进馆移交手续，并同步移交实体档案。

附件：档案机读目录表及档案电子文件存储结构与命名示例

附件:                       

                                             归档文件机读目录表

归档文件著录项

1. 会计档案案卷级著录项

2. 会计档案文件级著录项

                                                 科技档案机读目录表

1、科技档案案卷级著录项

2、科技档案文件级著录项

录音录像档案著录项