聊城市档案馆 - 地方政策法规 - 聊城市档案馆关于做好档案数字化工作注意事项函

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聊城市档案馆关于做好档案数字化工作注意事项函

时间：2020-06-09 14:59:16

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各县（市区）档案馆、市直各单位：

为进一步提高我市档案数字化规范化水平，推动数字档案资源建设，现对档案数字化工作及进馆电子档案需要注意的问题要求如下：

一、各单位开展档案数字化时必须遵循专业要求和行业标准，采取标准推荐的文件格式和技术参数。具体标准如下：

（1）档案行业标准：《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2017）

（2）国家档案局：《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号）。

（3）山东省档案局：文书档案目录数据采集规范（征求意见稿）（山东省地方标准DB37/T 536-）

（4）山东省地方标准《文书档案目录数据采集规范》编制说明

二、根据相关行业规范及我馆实际工作，现对进馆数字化档案和电子档案做如下具体要求：

（一）数字化成果

进馆数字化档案要同时移交JPG及PDF两套格式文件。

图片按照300dpi彩色JPG格式进行扫描，按照档号命名规则层叠文件夹存放。

PDF文件按照一文一件进行双层合并（进行OCR识别），并按照档号命名规则层叠文件夹存放。

（二）档案目录

具体工作根据山东省地方标准《档案目录数据采集规范》（DB37/536-2005）和《文书档案目录采集规范（征求意见稿）》及我馆馆藏系统制定如下著录要求。

1、立卷类（案卷著录项）

序号	字段名称	字段名	字段类型	字段长度	是否非空	备注
1	档案馆代码*	DAGDM	字符型	6
2	档号	DH	字符型	24	非空
3	题名	TM	字符型	250	非空
4	责任者	ZRZ	字符型	100	非空
5	起始时间	QSSJ	字符型	20	非空
6	终止时间	ZZSJ	字符型	20	非空
7	保管期限	BGQX	字符型	4	非空
8	件数	JS	数字型	3	非空
9	解密划控	JMHK	字符型	4
10	附注	FZ	字符型	100
11	分类号*	FLH	字符型	24
12	档案主题词*	DAZTC	字符型	100
13	缩微号*	SWH	字符型	30
14	载体类型*	ZTLX	字符型	10
15	载体数量*	ZTSL	数字型	3
16	载体单位*	ZTDW	字符型	10
17	载体规格*	ZTGG	字符型	20
18	全宗号	QZH	字符型	50	非空
19	目录号	MLH	数值	10	非空
20	案卷号	AJH	数值	38	非空
21	年度	ND	数值	4	非空
22	页数	YS	数值	10	非空
23	档案存址	DDCZ	字符型	100	非空
24	PDF页数	PDFYS	数值	18

立卷类（卷内著录项）

序号	字段名称	字段名	字段类型	字段长度	是否非空	备注
1	档案馆代码*	DAGDM	字符型	6
2	档号	DH	字符型	24	非空
3	题名	TM	字符型	250	非空
4	责任者	ZRZ	字符型	100	非空
5	文件编号	WJBH	字符型	100
6	时间	SJ	字符型	40	非空
7	保管期限	BGQX	字符型	4	非空
8	密级	MJ	字符型	4
9	保密期限	BMQX	字符型	30
10	页（张）号	YH	数字型	3	非空
11	解密划控	JMHK	字符型	4
12	附注	FZ	字符型	100
13	载体类型*	ZTLX	字符型	10
14	载体数量*	ZTSL	数字型	3
15	载体单位*	ZTDW	字符型	10
16	载体规格*	ZTGG	字符型	20
17	缩微号*	SWH	字符型	30
18	电子文档号*	DZWDH	字符型	24
19	稿本*	GB	字符型	10
20	分类号*	FLH	字符型	24
21	档案主题词*	DAZTC	字符型	100
22	公文主题词*	GWZTC	字符型	100		档案室著录
23	文件状况*	WJZK	字符型	20
24	QZH	全宗号	字符型	50	非空
25	MLH	目录号	字符型	50	非空
26	AJH	案卷号	字符型	50	非空
27	WJSXH	文件顺序号	数值	5	非空
28	YS	页数	数值	10	非空
29	KFQK	开放情况	字符型	50	非空
30	ND	年度	数值	4	非空
31	DAGCZ	档案存址	字符型	100	非空

一文一件类著录项

序号	字段名称	字段名	字段	字段	是否	备注
序号	字段名称	字段名	类型	长度	非空	备注
1	档号	DH	字符型	46	非空
2	全宗号	QZH	字符型	4	非空
3	年度	ND	字符型	4	非空
4	保管期限	BGQX	字符型	4	非空
5	组织机构或问题	JGWT	字符型	20	非空
6	件号	JH	字符型	4	非空
7	题名	TM	字符型	254	非空
8	文件编号	WJBH	字符型	100
9	责任者	ZRZ	字符型	200	非空
10	时间	SJ	字符型	8	非空
11	页数	YS	字符型	4	非空
12	密级	MJ	字符型	4
13	保密期限	BMQX	字符型	30
14	控制标识	KZBZ	字符型	4
15	信息公开选项	XXGKXX	字符型	10
16	信息不公开原因	XXBGKYY	字符型	100
17	附注	FZ	字符型	254
18	档案馆代码*	DAGDM	字符型	6		6位数字代码
19	缩微号*	SWH	字符型	30
20	电子文档号*	DZWDH	字符型	100
21	组织机构代码*	ZZJGDM	字符型	10
22	盒号*	HH	字符型	2
23	附件*	FJ	字符型	254
24	稿本*	GB	字符型	10
25	分类号*	FLH	字符型	80
26	主题词*	ZTC	字符型	100
27	关键词*	GJC	字符型	100
28	文件所涉人名*	WJSSRM	字符型	254
29	摘要*	ZY	字符型	254
30	全文标识*	QWBZ	字符型	254
注：带“*”者为选择著录项目，其他为必须著录项目

附件：

1档案行业标准：《纸质档案数字化技术规范》DA/T 31—2017

2国家档案局：《档案数字化外包安全管理规范》档办发[2014]7号。

3山东省档案局：文书档案目录数据采集规范（征求意见稿）山东省地方标准DB37/T 536-

4山东省地方标准《文书档案目录数据采集规范》编制说明

附件:

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